Wie Sie erfolgreich Ihr Event-Unternehmen gründen und eigene Veranstaltungen planen

Ein Event ist eine einzigartige Veranstaltung, die im besten Fall nachhaltigen Eindruck bei den Besuchern hinterlässt. Verantwortlich dafür sind kreative Köpfe, die sich in der Eventbranche beruflich austoben. Ob gemeinnützige Veranstaltungen, Hochzeiten, Rockfestivals oder andere Events – die dynamische und aufregende Branche hat auch beruflich viel zu bieten.

Haben Sie sich dafür entschieden, ein Veranstaltungsunternehmen zu gründen, kommt viel Arbeit, aber auch viel Spaß auf Sie zu. Die Basis und das Aushängeschild ist Ihre Event Website, die für jede einzelne geplante Veranstaltung steht. Damit bringen Sie Struktur ins Geschehen und werben noch mehr Kunden. Erfahren Sie jetzt, wie Sie erfolgreich ein eigenes Event-Unternehmen gründen können!

Planen vor der Gründung – warum ein Konzept so wichtig ist und wie es aussieht

Auch wenn es immer mehr digitale Veranstaltungen gibt, ist die Eventbranche nach wie vor stark auf den Märkten vertreten. Wenn Sie sich entscheiden, ein Teil des Ganzen zu werden, können Sie maßgeblich am Erfolg unterschiedlicher Events mitwirken. Dafür ist es sinnvoll, gleich zu Beginn eine solide Planung auf die Beine zu stellen. Entscheiden Sie sich beispielsweise für eine Bankfinanzierung der Unternehmensgründung, braucht es einen Businessplan. Ihr Ziel ist natürlich, erfolgreich in der Branche zu werden und sich gegenüber der Konkurrenz durchzusetzen! Stellen Sie sich zu Beginn die Frage, welche Art von Events Sie gestalten und ausrichten möchten.

Sind Hochzeiten Ihr Spezialgebiet? Sollen es Musikfestivals werden? Oder bieten Sie generelle Event-Gestaltung für Unternehmen, öffentliche Einrichtungen, Bands und Privatpersonen an? Letzteres ist zwar mit noch mehr Arbeit verbunden, gilt aber als Erfolgsgarant. Denn geheiratet wird nicht immer, verschiedene Events finden aber jederzeit statt! Der Businessplan ist dazu geeignet (auch ohne Finanzierung durch die Bank), Ihre Geschäftsstrategie und die finanziellen Planungen zu Papier zu bringen. Dazu gehört natürlich auch, dass Sie einen Marketingplan erstellen. Eventveranstalter sind nur dann erfolgreich, wenn sie große Erfolge mit den durchgeführten Events erzielen. Und das bedingt, dass die Anzahl der Besucher reichhaltig ist!

Persönliche Skills, die Ihnen bei der Gründung weiterhelfen

Eventgestalter benötigen einige ganz bestimmte Voraussetzungen, um in dieser umkämpften Branche erfolgreich zu sein. Sie haben Ahnung von Musik, wissen, wie das Publikum begeistert wird und können gut strukturiert arbeiten? Dann besitzen Sie bereits die wichtigsten persönlichen Eigenschaften, die in diesem Berufsfeld nötig sind.

Eine Ausbildung als Veranstaltungskauffrau/Mann ist zwar eine Option, aber nicht zwingend für Erfolg erforderlich. Wenn Sie bereits bei Geburtstagsfeiern oder Hochzeiten im privaten Umfeld immer wieder mit der Gestaltung beauftragt werden, spricht das für Sie. Auch Quereinsteiger können Erfolg in der Eventbranche haben, wenn sie ein Auge für die Bedürfnisse der Besucher haben. Als Eventagentur-Gründer sind Sie für die Kernbasis der Eventgestaltung verantwortlich. Sie müssen dabei immer die Bedürfnisse der eigentlichen Eventveranstalter im Auge haben und auch die eigenen Wünsche einmal hinten anstellen. Ihnen würde die Musik Ihrer Lieblingsband besser gefallen? Sie können beraten, aber das Konzept und die Wünsche werden von den Kunden vorgegeben.

Darüber hinaus besteht Ihre Aufgabe darin, Ihr eigenes Geschäft zu promoten, um überhaupt Kunden zu generieren. Das heißt also, dass auf Sie eine doppelte Belastung zukommt. Marketing ist dabei eines der Kernthemen. Sie bewerben jedes Event für sich, aber auch Ihre Agentur. Die gute Nachricht dabei ist, dass mit wachsender Bekanntheit Ihrer Events auch die Mundpropaganda wächst.

Das Bürokratische

Zumindest im Hinblick auf Bürokratie kommt nur wenig Arbeit auf Sie zu. Alles, was Sie benötigen, ist ein Gewerbeschein vom Gewerbeamt, der Ihnen die Berechtigung zur Gründung gibt. Seitens des Amtes wird automatisch das Finanzamt informiert, sodass Sie fortan als Gewerbetreibender registriert sind. Sie müssen beim Finanzamt einen entsprechenden Fragebogen ausfüllen und Angaben zur gewünschten Rechtsform und der berechneten Umsätze machen. Das war es dann aber auch schon und Sie können sich Ihrem Kerngeschäft widmen.

Logistik und Networking – die Bausteine der Eventbranche

Sobald die Formalitäten abgeschlossen sind, können Sie als Eventmanager durchstarten. Um große Veranstaltungen zu organisieren, benötigen Sie vor allem zwei Dinge: Ausrüstung und fähiges Personal. Dabei können Sie natürlich auch auf Leihgaben setzen, denn sowohl Personal als auch Stehtische, Bierzelte und vieles mehr können Sie mieten. Um hier immer einen Ansprechpartner zu haben, ist Networking von großer Wichtigkeit.

Suchen Sie gezielt nach Künstlerinnen (für Auftritte), Catering-Betrieben (für die kulinarische Versorgung), Messebauunternehmen (für den Standaufbau), Verleihern von Equipment und Lieferanten von Getränken und Co. Schon bevor Sie den ersten Auftrag annehmen, sollten Sie ein Netzwerk aufgebaut haben. So gehen Sie sicher, dass Sie im Falle einer Beauftragung auch wirklich das komplette Event organisieren können. Viele Jungunternehmer fokussieren sich zunächst einmal auf kleinere Veranstaltungen und expandieren später!

Marketing: Ohne geht es nicht

Ein weiteres, entscheidendes Thema ist Marketing. Hierbei geht es primär darum, die Veranstaltung bekannt zu machen. Große Kerben und Straßenfeste mit jährlicher Routine brauchen weniger Aufmerksamkeit als kleine Events, die möglichst viele Gäste anziehen sollen. Marketing ist auf verschiedene Arten möglich, die sozialen Netzwerke spielen dabei eine große Rolle. Professionalität lassen Sie walten, indem Sie für jedes Event eine eigene Homepage erstellen. Diese ermöglicht den potenziellen Besuchern, sich über alle Eventualitäten zu informieren. Denn oft sind es fehlende Antworten auf brennende Fragen, die bei der Entscheidung für oder gegen ein Event eine Rolle spielen.

Solche Websites erstellen Sie mithilfe von praktischen Baukastensystemen einfach selbst. Fassen Sie hier einfach alle wichtigen Details zusammen, angefangen vom Eventtermin, bis hin zu Informationen über Parkplätze, öffentliche Verkehrsmittel und Co. Sie selbst haben sicher schon einmal die Erfahrung gemacht, dass Sie ein Event besuchen wollten, aber keine Informationen gefunden haben. Wenn Sie nicht wissen, wie Sie den Veranstaltungsort erreichen oder wann geöffnet ist, verlieren Sie schnell das Vergnügen. Als Eventmanager obliegt es Ihnen, die interessierten Besucher zu informieren und so dafür zu sorgen, dass das Event rege besucht wird.

Fazit: Auch für Quereinsteiger eine Option

Die Eventbranche ist ein zukunftsorientierter, beruflicher Weg, denn Veranstaltungen werden auch in 20 Jahren noch stattfinden. Trotz Digitalisierung ist es nicht möglich, das Feeling einer Liveshow zu ersetzen. Daher ist diese Branche für die berufliche Neuorientierung so interessant. Ob mit oder ohne Ausbildung, wer das nötige Knowhow und ein Feeling für gutes Marketing mitbringt, kann sich hier dauerhaft eine ernsthafte Karriere aufbauen und zur Qualität der Eventbranche beitragen!